Powiadomienia systemowe (Automatyczne)

Zestawienie wszystkich sytuacji, w których system samodzielnie (bez Twojej ingerencji) komunikuje się z klientem za pomocą e-maili i SMS-ów.

👤 Instrukcja dla pracownika (Recepcja / Administracja)

System AcePark realizuje proces zautomatyzowanego monitorowania terminów oraz statusów kont klienckich. Optymalizuje to pracę administracyjną, redukując konieczność ręcznego weryfikowania i powiadamiania uczestników. Poniżej przedstawiono wykaz scenariuszy, w których komunikacja wychodząca (e-mail, SMS) generowana jest całkowicie przez system.

Znajomość poniższych mechanizmów stanowi wsparcie podczas udzielania odpowiedzi na standardowe pytania klientów (np. dotyczące braku potwierdzeń czy trybu postępowania przy zaległościach finansowych).

Powiadomienia Transakcyjne (Generowane w czasie rzeczywistym)

Wiadomości wysyłane są bezzwłocznie w odpowiedzi na określoną akcję w systemie:

1. Rejestracja na zajęcia cykliczne (grupowe)
   • Wyzwalacz: Przypisanie klienta do grupy przez pracownika lub w wyniku samodzielnej rejestracji klienta.
   • Zawartość komunikatu: E-mail powitalny zawierający szczegóły organizacyjne (termin, kort, trener), instrukcje przygotowawcze oraz regulamin (m.in. wymóg regulowania opłat do 7. dnia danego miesiąca).
2. Anulowanie zajęć przez klienta
   • Wyzwalacz: Usunięcie obecności z poziomu aplikacji klienckiej.
   • Zawartość komunikatu: E-mail potwierdzający rezygnację z określonego terminu oraz instrukcja procedury wykorzystania zajęć "Do odrobienia".
3. Zapis na termin odrabiania
   • Wyzwalacz: Rejestracja uczestnika posiadającego niewykorzystane zajęcia w nowej, otwartej grupie.
   • Zawartość komunikatu: E-mail z formalnym potwierdzeniem jednorazowego terminu odrabiania zajęć.

Powiadomienia Harmonogramowe (Generowane cyklicznie)

Wiadomości dystrybuowane na podstawie algorytmów weryfikujących warunki o ściśle określonych porach doby:

1. Powiadomienie przed zajęciami próbnymi
   • Wyzwalacz: Codziennie rano (7:00), weryfikacja klientów zarejestrowanych na zajęcia próbne w dniu następnym.
   • Zawartość komunikatu: Standardowy komunikat e-mail pełniący funkcję informacyjno-przypominającą (zalecenia dotyczące stroju sportowego, obuwiu oraz przybyciu przed czasem).
2. Powiadomienie przed wynajmem kortu
   • Wyzwalacz: Zależnie od konfiguracji lokalnej, np. 24h przed planowaną rezerwacją.
   • Zawartość komunikatu: Przypomnienie e-mail/SMS kierowane do osoby dokonującej rezerwacji.
3. Upomnienie o braku płatności (1 dzień po terminie)
   • Wyzwalacz: 8. dzień miesiąca w godzinach porannych (przy założeniu wymagalności płatności do 7. dnia).
   • Zawartość komunikatu: Oficjalny e-mail informujący o przekroczeniu terminu płatności z instrukcją opłacenia należności przez portal oraz informacją o potencjalnej utracie możliwości odrabiania zajęć.
4. Ostateczne wezwanie do zapłaty (7 dni po terminie)
   • Wyzwalacz: 14. dzień miesiąca w godzinach porannych.
   • Zawartość komunikatu: Ostateczne wezwanie w formie wiadomości e-mail oraz powiadomienia SMS na zarejestrowany numer telefonu. Komunikat zawiera informację o natychmiastowym wstrzymaniu możliwości udziału w zajęciach do momentu uregulowania należności.
5. Wezwanie do wystawienia opinii (Camp Feedback)
   • Wyzwalacz: Ustaloną liczbę dni po zakończeniu turnusu (domyślnie: 1 dzień).
   • Zawartość komunikatu: Wiadomość e-mail z anonimowym linkiem do ankiety oceniającej półkolonie (w skali 1-5). Istnieje możliwość wygenerowania tego wezwania ręcznie z poziomu karty turnusu w przypadku awarii wysyłki automatycznej.

---

🛠️ Dokumentacja techniczna

Szczegóły funkcjonowania kolejek powiadomień i harmonogramów. Przeznaczone do testów i debugowania (QA / Devs).

Zaplanowane zadania (Crons)

Powiadomienia cykliczne opierają się na Cloudflare Workers Cron Triggers. Aby je przetestować lokalnie:

• Otwórz środowisko workera: yarn dev:worker
• Wywołuj konkretne trigger endpointy z CLI.

Wywołania Curl:

• Przypomnienie o testach na jutro (oraz prośby o opinię po campie) – wywoływane w cronie dziennym o 7:00: curl "http://localhost:3000/__scheduled?cron=0%207%20*%20*%20*"
• Miękkie przypomnienie o płatności – 8 dzień miesiąca: curl "http://localhost:3000/__scheduled?cron=0%207%208%20*%20*"
• Pilne przypomnienie – 14 dzień miesiąca (w tym przypadku odpalany jest Provider SMS, warunek: posiadanie przez ownera telefonu w Auth0 user_metadata.phone_number): curl "http://localhost:3000/__scheduled?cron=0%207%2014%20*%20*"

Element	Wymagana treść
Nagłówek	"Potwierdzamy zapisanie na zajęcia!"
Szczegóły	Dane uczestnika, rodzaj zajęć, nazwa serii (sekcja „Dzień”), data startowa serii (sekcja „Godzina”), trener i miejsce
Regulamin	Zasada 24h odwołania, płatność do 7. dnia miesiąca
Informacje	Zmiana grupy, dni wolne, procedura rezygnacji

Kroki testowe:

1. Jako admin, utwórz serię zajęć cyklicznych
2. Dodaj uczestnika (nie-admin) do całej serii
3. Powiadomienie zostanie wysłane automatycznie

🚫 Odwołanie zajęć

Wyzwalacz: Odwołanie terminu przez uczestnika w Portalu Klienta

Element	Wymagana treść
Nagłówek	"Właśnie odwołałeś zajęcia!"
Szczegóły	Dane odwołanych zajęć (uczestnik, rodzaj, dzień, godzina, trener, kort)
Odrabianie	Informacja o zakładce "Odwołane zajęcia"
Płatność	Wymagania dotyczące opłat za zajęcia odrabiające

Kroki testowe:

1. Utwórz zajęcia z zarejestrowanym uczestnikiem
2. Zaloguj się jako uczestnik i odwołaj termin z poziomu Portalu Klienta
3. Powiadomienie zostanie wysłane automatycznie

info

Ręczne usunięcie uczestnika w panelu admina wysyła alternatywny szablon „Zmiana w grze” (player_removed_from_game).

🔄 Zapis na odrabianie

Wyzwalacz: Dodanie uczestnika do zajęć odrabiających

Element	Wymagana treść
Nagłówek	"Właśnie zapisałeś się na odrabianie zajęć!"
Szczegóły	Dane zajęć odrabiających
Rezygnacja	Procedura ponownego odwołania (najpóźniej 24h przed)
Status	Wymagania dotyczące statusu płatności

Kroki testowe:

1. Jako admin, utwórz zajęcia odrabiające
2. Dodaj uczestnika który wcześniej odwołał zajęcia
3. Powiadomienie zostanie wysłane automatycznie

---

⏰ Powiadomienia zaplanowane

Powiadomienia wysyłane w określonych terminach przez zadania cron.

🔔 Przypomnienie o zajęciach próbnych (24h)

Harmonogram: Codziennie o 7:00 (0 7 * * *)

curl "http://localhost:3000/__scheduled?cron=0%207%20*%20*%20*"

Element	Wymagana treść
Nagłówek	"Widzimy się już jutro!", "Przypomnienie o Twoich zajęciach tenisowych"
Szczegóły	Dane uczestnika, rodzaj zajęć, data/godzina, trener, kort
Przygotowanie	Sekcja "Spakuj sprzęt", "Przyjdź wcześniej" (5-10 minut)
Kontakt	Numery: Opole (570 386 869), Legionowo (516 793 180), Lublin (730 706 030)

Kroki testowe:

1. Jako admin, utwórz zajęcia na jutro z dowolnym activity_type
2. Dodaj uczestnika z type: 'skill-assessment' w JSON
3. Uruchom zaplanowane zadanie powyższym poleceniem curl

📅 Przypomnienia o rezerwacjach kortu

Harmonogram: Co godzinę (0 * * * *). Progi w RESERVATION_REMINDER_CONFIG.hoursBeforeReservation (np. 24h, 12h, 2h przed startem).

Test lokalny:

1. Uruchom aplikację przez workera (inaczej cron i D1 nie działają):

   yarn dev:worker

2. Wywołaj symulację crona (hourly = przypomnienia o rezerwacjach):

   curl "http://localhost:3000/__scheduled?cron=0%20*%20*%20*%20*"

Żeby przypomnienie faktycznie się wysłało: w bazie musi być rezerwacja (tabela booking + game), której start_time mieści się w oknie dla danego progu. Dla domyślnego [24] i windowMinutes: 30 okno to 23,5h–24,5h od bieżącej chwili. Łatwiejszy test: tymczasowo ustaw w lib/notification-config.ts np. hoursBeforeReservation: [0.5] (30 min) i utwórz rezerwację zaczynającą się za ok. 30 minut; po wywołaniu curl przypomnienie powinno pójść.

SMS: Aby dostać SMS, użytkownik (owner rezerwacji) musi mieć w Auth0 w user_metadata.phone_number ustawiony numer. W ustawieniach powiadomień muszą być włączone kanały SMS oraz typ „Przypomnienia o rezerwacjach”. W pliku .env (lub u workerze) musi być NOTIFICATIONS_ENABLED=true.

💰 Przypomnienie o płatności (dzień po terminie)

Harmonogram: 8. dnia miesiąca o 9:00 CEST (0 7 8 * *)

curl "http://localhost:3000/__scheduled?cron=0%207%208%20*%20*"

Element	Wymagana treść
Nagłówek	"Termin płatności minął"
Informacja	"wczoraj minął termin płatności za zajęcia za bieżący miesiąc"
Portal	Odniesienie do "Portal Klienta"
Pomoc	"Nie możesz dokonać płatności?" - "odwiedź nas w Opolu"
Benefity	Informacja o zaletach terminowych płatności (zajęcia odrabiające)

Kroki testowe:

1. Utwórz rekord płatności z due_date ustawionym na wczoraj
2. Ustaw status: 'pending'
3. Uruchom zaplanowane zadanie powyższym poleceniem curl

⚠️ Pilne przypomnienie o płatności (7 dni po terminie)

Harmonogram: 14. dnia miesiąca o 9:00 CEST (0 7 14 * *)

curl "http://localhost:3000/__scheduled?cron=0%207%2014%20*%20*"

:::warning Podwójne powiadomienie Ten scenariusz wysyła jednocześnie email i SMS z tego samego zadania cron. :::

📧 Email

Element	Wymagana treść
Nagłówek	"Pilne przypomnienie o zaległej płatności za zajęcia"
Termin	"Termin płatności minął 7 dni temu", "Minął już tydzień od terminu"
Konsekwencje	Lista: wstrzymanie zajęć, utrata benefitów
Działanie	"skontaktuj się z nami jeszcze dziś", odniesienie do Portalu Klienta

📱 SMS

Pilne przypomnienie! Minął tydzień od terminu płatności za zajęcia. Prosimy o natychmiastowe uregulowanie należności. Centrum Tenisowe AcePark.

Kroki testowe:

1. Utwórz rekord płatności z due_date ustawionym na 7 dni temu
2. Ustaw status: 'pending'
3. Uruchom zaplanowane zadanie powyższym poleceniem curl

---

⭐ Prośba o opinię po półkolonii

Harmonogram: Codziennie o 7:00 (0 7 * * *). Wysyłka daysAfter dni po zakończeniu turnusu (domyślnie 1; konfigurowalne w panelu Powiadomienia → zadanie camp_feedback_request, parametr params.daysAfter).

curl "http://localhost:3000/__scheduled?cron=0%207%20*%20*%20*"

Do każdego opłaconego opiekuna (deduplikacja po e-mailu) trafia e-mail z linkiem …/feedback/{token} do wystawienia oceny 1–5 + komentarza. Szczegóły działania, strona publiczna i widok w panelu: zob. Półkolonie → Opinie po zakończonej półkolonii.

Żeby prośba faktycznie się wysłała: w bazie musi istnieć turnus z end_date = dziś − daysAfter oraz rejestracja status = 'paid'. Można też wywołać ręcznie przyciskiem „Wyślij prośbę o opinię" na stronie turnusu.

🧪 Wytyczne testowe

📋 Lista kontrolna

• Zaplanowane powiadomienia: Używaj poleceń curl do wyzwalania zadań cron lokalnie
• Automatyczne powiadomienia: Sprawdź natychmiastowe wysyłanie po wystąpieniu zdarzenia
• Weryfikacja kontaktów: Powiadomienia o zajęciach próbnych, płatnościach i odrabianiu zawierają numery dla Opola, Legionowa i Lublina; e-maile „Zmiana w grze” i „Gra jutro!” udostępniają jedynie numer ogólny (570 386 869)
• Kontrola designu: Szablony email z niebieskim gradientem i brandingiem AcePark
• Limit znaków SMS: Dokładne dopasowanie do podanego tekstu
• Podwójne dostarczanie: Scenariusz pilnego przypomnienia wysyła email + SMS jednocześnie

📞 Wymagane kontakty

Lokalizacja	Numer telefonu
Opole	570 386 869
Legionowo	516 793 180
Lublin	730 706 030
Email	[email protected]

:::tip Zawartość w języku polskim Cała zawartość musi dokładnie odpowiadać polskiemu tekstowi podanemu w wymaganiach systemowych. :::

Ważne aspekty techniczne:

• Konfiguracja progu przypomnień rezerwacji: Określana w RESERVATION_REMINDER_CONFIG.hoursBeforeReservation (plik lib/notification-config.ts).
• Gated Crons (runGatedCron): Poszczególne daily zadania są bramkowane, aby zapobiec duplikacji w przypadku opóźnień lub redundancji Cloudflare.
• SMS Integration: Jeśli flaga NOTIFICATIONS_ENABLED=true jest obecna, bramki SMS (np. SMSAPI) pobierają treść i adresatów. Należy ostrożnie wywoływać ręczne crony z prod-db, by uniknąć przypadkowego zaspamowania bazy SMS. Wszystkie numery testowe i podglądy są dostępne w zakładce Dashboard -> Powiadomienia w adminie.